Par Ginny Santos, Neole
Jusqu’à présent cette année, nous remarquons deux types de
personnes qui communiquent avec nous pour obtenir de l’aide avec l’organisation
d’événements virtuels.
Celles qui doivent soudainement (encore !) transformer leur
événement en personne en rencontre virtuelle et qui se sentent un peu coupables
et tristes pour les gens qui devaient assister à leur événement.
Et celles qui ont réalisé que la portée des événements en ligne
a permis à leur entreprise de faire une plus grande différence et qui
planifient maintenant leurs événements en mode virtuel.
Malgré la fatigue qu’entraîne Zoom et les souvenirs agréables de
poignées de mains et de conférences en personne, vous seriez surpris du nombre
de personnes avec qui nous travaillons qui préfèrent réellement les rencontres
virtuelles.
Voici six raisons pour lesquelles les gens aiment les rencontres
virtuelles.
1. Aucun déplacement nécessaire
Puisque les rencontres virtuelles ne nécessitent pas de déplacements, les
participants peuvent assister à des conférences partout dans le monde sans
frais de voyage subséquents (et prohibitifs). Les parents occupés et les professionnels
à la merci de leur horaire chargé n’ont plus à quitter leur famille et leur
entreprise pour prendre part à des conférences.
2. Plus abordables
Généralement, les frais d’inscription des rencontres virtuelles sont moins
élevés que ceux des événements en personne, car les rencontres virtuelles sont
moins coûteuses à organiser. Adieu frais de location de locaux, équipement
audiovisuel dispendieux, frais de connexion au Wi‑Fi, recrutement de personnel,
repas, frais d’hébergement et de transport, etc. !
3. Plus faible incidence sur l’environnement
Les rencontres virtuelles sont beaucoup plus écologiques. Une recherche récente a révélé que l’empreinte
carbone d’un (UN !) participant qui assiste à une conférence en personne est
comparable à celle de 7 000 participants qui prennent part à des
conférences virtuelles.
4. Plus grande diversité
Plus de diversité, plus de conversations diversifiées, plus de possibilités de discuter
avec quelqu’un que vous n’auriez pas rencontré autrement. L’impact de
l’événement est rehaussé !
L’étude mentionnée
plus haut indique que les conférences virtuelles éliminent les obstacles qui
auraient empêché les institutions, les pays est les personnes disposant de
ressources limitées d’y assister. Les participants gagnent à découvrir plus de
conférenciers, élargissant le champ des connaissances, des compétences et des expertises.
5. Engagement accru
Les personnes qui organisent des rencontres virtuelles craignent souvent que
leur conférence ne capte pas l’attention des participants. Elles veulent éviter
les longues présentations ennuyeuses (ce que nous appelons « l’imposition des
renseignements ») et prioriser l’interaction et la participation.
Il existe différents outils et formats pour rendre les conférences virtuelles plus agréables. Combinez ces
outils à un planificateur ou une planificatrice d’événements virtuels dont
le rôle est de maximiser l’événement pour que « la participation soit plus
équitable » et le résultat sera une conférence très divertissante dont les gens
se souviendront longtemps.
6. Fiables, malgré l’incertitude
Sera-t-il possible d’organiser des rencontres en personne le mois prochain ? Dans
six mois ? L’an prochain ? Au moment de la rédaction de cet article, Omicron
fait des ravages, mais la vie continue ! Heureusement, lorsque les gens se réservent
du temps, malgré leur horaire chargé, pour assister à un événement virtuel, ils
sont certains que l’événement aura lieu.
Lorsque la situation rentrera dans l’ordre, et elle le fera
éventuellement, les entreprises envisageront peut-être d’alterner entre les
événements en personne et les rencontres virtuelles (p. ex., événement virtuel
la première année, événement dans un endroit intéressant la suivante) pour que
les participants puissent se rencontrer en personne. Des rencontres hybrides,
où les participants locaux se regroupent à un seul endroit, peuvent s’avérer
une autre option. Ces points de rencontre locaux, qui pourraient se trouver
n’importe où dans le monde, se connecteraient virtuellement à une plateforme de
rencontre et les participants à distance se joindraient à eux sur Zoom. Cette
solution offre certains des avantages des rencontres virtuelles tout en permettant
aux gens de renouer avec le réseautage en personne qu’ils aimaient tant.
À propos de Neolé
Neolé offre
des services de création, de planification, de production, de soutien technique
et de facilitation pour des rencontres et des événements virtuels, hybrides ou
en personne.
Publié avec la permission de Neolé
