Ce que les optométristes doivent savoir pour planifier une transition des données sécuritaire et structurée

Par Maryam Moharib, BOptom, BHSc, CSPO, CAPM

Dans la Partie 1, nous avons examiné pourquoi le transfert sécuritaire des données est important, ainsi que les enjeux juridiques et techniques qui peuvent se présenter lorsqu’une clinique d’optométrie change de DME. Maintenant que les raisons sont bien établies, il est temps de passer à l’aspect pratique.

Dans cet article, nous verrons comment assurer une transition des données sécuritaire et structurée, et comment veiller à ce que l’information soit transférée avec exactitude dans les champs appropriés du dossier patient.

La migration d’un DME à un autre représente l’une des transformations numériques les plus importantes qu’une clinique puisse entreprendre. Lorsqu’elle est bien planifiée, elle peut moderniser les processus, accroître l’efficacité opérationnelle et améliorer la qualité des soins aux patients. Sans préparation adéquate, toutefois, elle peut entraîner des perturbations, des pertes de données et de la frustration.

Cet article présente les principales étapes que les cliniques devraient suivre pour assurer une migration de DME sécuritaire, structurée et conforme.

Considérations propres aux données en optométrie

Les données optométriques présentent des particularités qui vont au-delà de celles observées en médecine générale. Elles regroupent de l’information clinique, de l’imagerie diagnostique et des activités liées à l’optique. Savoir exactement quelles données se trouvent dans votre DME actuel et comment elles sont structurées constitue la base d’une migration réussie.

Les données optométriques peuvent notamment comprendre :

• Imagerie diagnostique : les examens OCT, les photographies du fond d’œil et les topographies cornéennes sont souvent enregistrés dans des formats de fichiers volumineux et spécialisés, comme le DICOM. Sans planification adéquate, ces images risquent d’être converties en PDF statiques et de perdre ainsi leur valeur diagnostique interactive. Il faut donc s’assurer que le nouveau DME peut importer ces fichiers ou s’intégrer à des visionneuses compatibles.
• Prescriptions de lunettes et de lentilles cornéennes : leur migration fidèle est essentielle. Lorsqu’elles sont stockées dans des champs propriétaires ou semi-structurés, des valeurs comme la sphère, la courbe de base et le diamètre doivent être cartographiées avec soin afin d’en préserver l’exactitude dans le nouveau système.
• Dossiers de distribution et d’inventaire : les cliniques qui utilisent leur DME pour les ventes en optique, les commandes de verres ou la gestion de l’inventaire des montures doivent déterminer si ces données doivent être migrées ou archivées séparément.
• Intégration des appareils : les appareils diagnostiques, comme les auto-réfracteurs, les tonomètres et les frontofocomètres génèrent des journaux et des mesures qui doivent demeurer accessibles. Il faut s’assurer que ces données peuvent être migrées ou archivées de façon sécuritaire, et confirmer que le nouveau DME prend en charge les intégrations déjà en place.
• Consentements et signatures des patients : les signatures électroniques et les formulaires de consentement numériques ont une valeur juridique et doivent demeurer correctement associés aux dossiers des patients après la migration.
• Rappels, suivis et historique des visites : les rappels et l’historique des visites sont au cœur du suivi continu des patients. Il importe de s’assurer que les antécédents, les diagnostics antérieurs, comme le glaucome ou la rétinopathie diabétique, ainsi que les intervalles de rappel, sont transférés intégralement afin de préserver la continuité des soins et de favoriser un suivi proactif.

« Créez un tableau d’inventaire des données indiquant chaque type de donnée, son emplacement et si elle doit être migrée, archivée ou laissée de côté. »

Points clés à considérer avant de changer de système

Bien avant de signer un contrat avec un nouveau fournisseur de DME, il est important de poser les bonnes questions. La clarté obtenue à cette étape influencera directement le bon déroulement de la migration.

1. Formats d’exportation : demandez de quelle façon les données seront exportées. Seront-elles fournies sous forme de données structurées, par exemple selon les normes HL7 ou FHIR, ou sous forme de PDF non structurés? Les données structurées favorisent une meilleure intégration et une utilisation plus efficace à long terme.
2. Coûts et échéanciers : l’extraction et la migration des données entraînent souvent des frais. Obtenez des estimations écrites précisant les coûts, les délais et le niveau de soutien offert.
3. Mesures de sécurité : assurez-vous que toutes les données seront chiffrées pendant leur transfert et que leur stockage ainsi que leur hébergement respectent les exigences canadiennes et provinciales.
4. Tests de validation : effectuez une migration pilote à partir d’un petit échantillon de données. Comparez les dossiers d’un système à l’autre afin de confirmer l’exactitude de l’information avant de procéder à la migration complète.
5. Accès aux dossiers existants : même lorsque la migration est réussie, certaines données peuvent demeurer plus faciles à consulter dans l’ancien système. Il est donc important de conserver un accès en lecture seule à ces dossiers à des fins de référence.

Le saviez-vous ?
« En vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, les optométristes demeurent les dépositaires des données des patients, même après un changement de fournisseur. Cela signifie que les optométristes, et non le fournisseur de DME, demeurent responsables de l’intégrité et de l’accessibilité de ces données. »

Préparer la migration d’un DME

Un plan structuré est l’un des meilleurs gages de réussite. Les cliniques qui consacrent du temps à la préparation, à la communication et aux tests connaissent généralement beaucoup moins de perturbations lorsque le nouveau DME est mis en service.

• Faites l’inventaire de vos données : dressez la liste de toute l’information contenue dans le DME actuel, y compris les données démographiques, les notes cliniques, les prescriptions, l’imagerie, la facturation et les données administratives.
• Impliquez les deux fournisseurs : les migrations se déroulent généralement plus harmonieusement lorsque le fournisseur sortant et le fournisseur entrant communiquent directement. Définissez clairement les livrables, les échéanciers, les responsabilités et les critères de réussite dans le contrat conclu avec le nouveau fournisseur.
• Planifiez la formation du personnel : le personnel doit être formé non seulement à l’utilisation du nouveau système, mais aussi à l’accès aux données existantes et à la vérification des dossiers migrés.
• Choisissez le bon moment : planifiez la transition pendant une période qui réduit au minimum les perturbations pour les patients, idéalement en dehors des périodes de pointe pour les examens.
• Établissez un budget réaliste : tenez compte non seulement des frais liés aux fournisseurs, mais aussi du temps du personnel, des baisses temporaires de productivité et des coûts associés à l’accès simultané aux deux systèmes.

« Le personnel clinique et le personnel administratif repèrent souvent des types d’erreurs distincts.« 

Validation et tests

Une fois la migration pilote terminée, validez les données avec soin. Comparez les dossiers des patients d’un système à l’autre afin de vérifier l’exactitude des champs clés, comme les diagnostics, les prescriptions et les fichiers d’imagerie. Portez une attention particulière aux dates, à l’auteur des notes et aux pièces jointes, car ce sont souvent les premiers éléments où des écarts apparaissent.

Faites participer au processus de validation des membres du personnel qui occupent des rôles différents. Le personnel clinique et le personnel administratif repèrent souvent des types d’erreurs distincts. Une fois que les données issues de la migration pilote sont jugées exactes et fonctionnelles, vous pouvez procéder à la migration complète en toute confiance.

Ce qu’il faut retenir pour les cliniques

La migration vers un nouveau DME représente une démarche importante, mais elle n’a pas à entraîner de perturbations majeures. Grâce à une planification rigoureuse, à une cartographie soignée des données, à une bonne collaboration entre les fournisseurs, à des tests approfondis, au respect des exigences réglementaires et à une formation adéquate du personnel, les cliniques peuvent protéger des années de renseignements précieux sur les patients tout en se préparant pour l’avenir.

En fin de compte, une migration bien menée ne consiste pas seulement à transférer des données. Il s’agit de préserver l’intégrité clinique, d’améliorer l’efficacité et de permettre à votre équipe d’offrir des soins de grande qualité dans un système mieux adapté et plus performant.

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