Par Ginny Santos, Neole

Jusqu’à présent cette année, nous remarquons deux types de personnes qui communiquent avec nous pour obtenir de l’aide avec l’organisation d’événements virtuels.

Celles qui doivent soudainement (encore !) transformer leur événement en personne en rencontre virtuelle et qui se sentent un peu coupables et tristes pour les gens qui devaient assister à leur événement.

Et celles qui ont réalisé que la portée des événements en ligne a permis à leur entreprise de faire une plus grande différence et qui planifient maintenant leurs événements en mode virtuel.

Malgré la fatigue qu’entraîne Zoom et les souvenirs agréables de poignées de mains et de conférences en personne, vous seriez surpris du nombre de personnes avec qui nous travaillons qui préfèrent réellement les rencontres virtuelles. 

Voici six raisons pour lesquelles les gens aiment les rencontres virtuelles.

1. Aucun déplacement nécessaire
Puisque les rencontres virtuelles ne nécessitent pas de déplacements, les participants peuvent assister à des conférences partout dans le monde sans frais de voyage subséquents (et prohibitifs). Les parents occupés et les professionnels à la merci de leur horaire chargé n’ont plus à quitter leur famille et leur entreprise pour prendre part à des conférences.

2. Plus abordables
Généralement, les frais d’inscription des rencontres virtuelles sont moins élevés que ceux des événements en personne, car les rencontres virtuelles sont moins coûteuses à organiser. Adieu frais de location de locaux, équipement audiovisuel dispendieux, frais de connexion au Wi‑Fi, recrutement de personnel, repas, frais d’hébergement et de transport, etc. !

3. Plus faible incidence sur l’environnement
Les rencontres virtuelles sont beaucoup plus écologiques. Une recherche récente a révélé que l’empreinte carbone d’un (UN !) participant qui assiste à une conférence en personne est comparable à celle de 7 000 participants qui prennent part à des conférences virtuelles.

4. Plus grande diversité
Plus de diversité, plus de conversations diversifiées, plus de possibilités de discuter avec quelqu’un que vous n’auriez pas rencontré autrement. L’impact de l’événement est rehaussé !

L’étude mentionnée plus haut indique que les conférences virtuelles éliminent les obstacles qui auraient empêché les institutions, les pays est les personnes disposant de ressources limitées d’y assister. Les participants gagnent à découvrir plus de conférenciers, élargissant le champ des connaissances, des compétences et des expertises. 

5. Engagement accru
Les personnes qui organisent des rencontres virtuelles craignent souvent que leur conférence ne capte pas l’attention des participants. Elles veulent éviter les longues présentations ennuyeuses (ce que nous appelons « l’imposition des renseignements ») et prioriser l’interaction et la participation.

Il existe différents outils et formats pour rendre les conférences virtuelles plus agréables. Combinez ces outils à un planificateur ou une planificatrice d’événements virtuels dont le rôle est de maximiser l’événement pour que « la participation soit plus équitable » et le résultat sera une conférence très divertissante dont les gens se souviendront longtemps.

6. Fiables, malgré l’incertitude
Sera-t-il possible d’organiser des rencontres en personne le mois prochain ? Dans six mois ? L’an prochain ? Au moment de la rédaction de cet article, Omicron fait des ravages, mais la vie continue ! Heureusement, lorsque les gens se réservent du temps, malgré leur horaire chargé, pour assister à un événement virtuel, ils sont certains que l’événement aura lieu.

Lorsque la situation rentrera dans l’ordre, et elle le fera éventuellement, les entreprises envisageront peut-être d’alterner entre les événements en personne et les rencontres virtuelles (p. ex., événement virtuel la première année, événement dans un endroit intéressant la suivante) pour que les participants puissent se rencontrer en personne. Des rencontres hybrides, où les participants locaux se regroupent à un seul endroit, peuvent s’avérer une autre option. Ces points de rencontre locaux, qui pourraient se trouver n’importe où dans le monde, se connecteraient virtuellement à une plateforme de rencontre et les participants à distance se joindraient à eux sur Zoom. Cette solution offre certains des avantages des rencontres virtuelles tout en permettant aux gens de renouer avec le réseautage en personne qu’ils aimaient tant.

À propos de Neolé
Neolé offre des services de création, de planification, de production, de soutien technique et de facilitation pour des rencontres et des événements virtuels, hybrides ou en personne.

Publié avec la permission de Neolé